Как в десять раз ускорить ввод первичных документов в 1С

Как в десять раз ускорить ввод первичных документов в 1С

10.09.2021     

Цифровизация документооборота идёт полным ходом – ФНС уже осваивает ЭДО и планирует к 2024 году перевести в электронную форму 95% счетов-фактур. Бухгалтеры также задумываются об автоматизации такой рутины, как ввод первички.

Ускорить и удешевить этот процесс можно с помощью интеллектуальных сервисов. Как именно работает одно из таких ИТ-решений, и насколько оно эффективно, расскажем в этой статье.

С чем сталкиваются бухгалтеры при подготовке отчетности

В большинстве компаний ведение бухучета и отчетности до сих пор происходит вручную, из-за чего бухгалтер сталкивается с рядом проблем.

Документы долго едут «в центр»

Географически распределенные компании сталкиваются с тем, что первичные документы приходят на удаленный склад, а не в головной офис, где находится бухгалтерия. С этими актами и товарными накладными работает кладовщик, проверяет информацию. Если в компании есть регламенты и налажена логистика с головным офисом, бухгалтер получает «первичку» через пару дней. Если нет, то документы поступают через несколько недель или даже месяцев.

Трудоемкий ввод «первички» в систему

После того как бухгалтер получил товарные накладные и счета-фактуры, он вносит данные в учетную систему, формирует отчет и отправляет его в налоговую. Ввод каждой строки происходит вручную: нужно сопоставить каждую номенклатуру с данными из справочника или завести новую, если ее нет в системе. На каждый документ специалист тратит около десяти минут (обработка 1,5 страниц).

Дополнительные затраты на ФОТ

Из-за большой нагрузки перед отчетным периодом отдел бухгалтерии не успевает занести все данные в систему. Сотрудники перерабатывают, к процессу подключается главный бухгалтер, или компания вынуждена нанимать специалистов в штат или на аутсорсинге.

Ошибки, за которые придется платить

Важно, чтобы в подаваемых отчетах в налоговую не было ошибок: ни в суммах, ни в количестве маркированного товара. Наличие ошибок грозит санкциями для предпринимателя или главбуха. При ручном внесении данных нужна концентрация внимания, чтобы результат был корректным, что при большой нагрузке достаточно сложно.

Загрузка

У небольших компаний есть практика нанимать бухгалтера на аутсорсинге. Такой специалист может вести сразу несколько организаций. Однако, когда «первички» слишком много, бухгалтер может отказаться от работы с одной или несколькими компаниями из-за нехватки времени на ввод всех документов в систему.

«Infostart: Загрузка документов» – сервис, который решает проблемы

Чтобы справляться со всем вышесказанным, главбуху нужен коллектив из нескольких сотрудников. Но есть хорошая новость – часть рутины можно доверить интеллектуальным сервисам и освободить таким образом несколько часов бухгалтера на более приоритетные задачи.

«Infostart: Загрузка документов» – один из таких инструментов. Это готовый сервис для автоматической загрузки первичных документов в учетную систему. Сервис распознает сканы, чеки, счета, УПД, накладные, позволяет загружать файлы напрямую из платформ ЭДО. Пользователю – самому бухгалтеру или менеджеру на удаленном складе – достаточно загрузить файл в систему, и через 1-2 минуты она выдает пакет данных, которые можно в пару кликов загрузить в 1С.

5 простых шагов к автоматической загрузке «первички» в 1С

 

 

Шаг 1. Сканирование документов

Вы сканируете один или сразу несколько документов (до 150 страниц за раз). Порядок страничек документов не важен – сервис легко справляется с путаницей и корректно идентифицирует данные.

Шаг 2. Обработка файлов

Cервис обрабатывает полученные файлы: сортирует их по страницам и типам, подготавливает отдельный файл для каждого документа, автоматически оцифровывает все данные (номера, суммы, даты, реквизиты плательщика, поставщика и пр.).

Шаг 3. Проверка данных

Сервис распознает и сверяет всю «табличную» часть документа с итоговой суммой, проводит ее перерасчет, проверяет НДС, чтобы не было ошибок. Программа проводит более 30 различных проверок каждой странички, а также валидирует полученные сведения через ЕГРЮЛ/ЕГРИП на корректность.

Шаг 4. Завершение обработки

После оцифровки и перерасчетов, которые занимают не более пары минут вместо 10-15 минут, пользователь получает заполненную карточку документа. Уведомление о завершении обработки приходит на электронную почту сотрудника.

Шаг 5. Отправка данных в 1С

С помощью специального модуля распознанные данные попадают в 1С. Встроенный модуль позволяет создавать и сравнивать номенклатуры, проставлять счета учета, прикреплять сканы к созданному в 1С поступлению и автоматизирует рутинные действия бухгалтера.

«Infostart: Загрузка документов» распознает нестандартные документы и сохраняет чеки

У счетов-фактур и УПД есть заданный государством формат, однако некоторые документы такого стандарта оформления не имеют, например, счета на оплату или акт, чеки. Сервис умеет их распознавать. Он извлекает из них всю необходимую информацию, как и в случае формализованных документов: номера, суммы, даты, сведения о плательщиках и поставщиках.

Сервис распознает сканы и документы низкого качества – отправляет файлы на дополнительный цикл распознавания с помощью алгоритмов искусственного интеллекта.

«Infostart: Загрузка документов» распознает даже чеки, которые принимаются к учету и должны храниться несколько лет на случай проверки. Все сканы и данные с чеков попадают в сервис, чеки не выцветут, и бухгалтер сможет скачать их из архива в любой момент даже через несколько лет.

Новые функции

Сервис уже используют более 5 тысяч бухгалтеров. Поэтому мы знаем, что важно в работе бухгалтера и регулярно добавляем новые функции.

За последний месяц вышло несколько доработок, которые делают процесс распознавания «первички» быстрее и помогают экономить еще больше рабочего времени бухгалтера:

  • Загрузка документов через электронную почту. Бухгалтеру нужно только отправить письмо с файлами или скан с МФУ на выделенный адрес, и сервис сразу запустит процесс распознавания.
  • Создание платежных поручений. После того как счет загружен в сервис и данные распознаны, бухгалтер может зайти в 1С и в пару кликов сформировать платежное поручение. А потом – сразу отправить готовый документ на оплату через систему банк-клиент. Никакой ручной работы!
  • Распределение ролей. Компания может завести аккаунты на нескольких сотрудников и дать им разные права в зависимости от обязанностей. К примеру, менеджер на складе загружает в сервис документ для распознавания, а бухгалтер получает все данные – уведомления обо всех действиях приходят на почту.
  • Обработка кассовых чеков, создание из них авансовых отчетов. Сервис проверяет и распознает данные, подтверждает корректность документов. После этого бухгалтеру достаточно зайти в 1С и сформировать авансовый отчет, который будет включать несколько чеков.
  • Цифровой архив кассовых чеков. В цифровом архиве сервиса документы доступны в любой момент в электронном виде – достаточно скачать.
  • Автоматическое формирование документа допрасходов, например, за доставку при создании поступления. Формирование документа происходит в соответствии с процессами в 1С – дополнительные траты включаются в себестоимость приобретенного товара.

И еще несколько преимуществ «Infostart: Загрузка документов»

  • Гарантированная точность данных. Несколько десятков автоматических проверок и технология искусственного интеллекта обеспечивают высокую точность распознавания первичной документации низкого качества – порядка 98%.
  • Экономия времени на первичку до 10 раз. Автоматизация процесса экономит рабочее время бухгалтера – до 5-10 раз. Эффект заметен с первых дней работы в сервисе: по данным наших экспериментов, новый пользователь, который еще не «набил руку» в системе, тратит на обработку первички в 3 раза меньше времени.
  • Постраничная тарификация и несгораемый депозит. Например, при лимите 50 документов в месяц сервис обойдется в 675 рублей. Это дешевле, чем наем специалиста на эту задачу или оплата сверхурочных штатному бухгалтеру.
  • Конфиденциальность и безопасность. Сервис использует современные технологии шифрования, что обеспечивает высокую степень безопасности сведений на уровне банковских продуктов и систем банк-клиент.

До сдачи квартальной отчетности остались считанные дни.

Получите специальное предложение до 20 сентября и оцените скорость автоматической загрузки первичной документации!
 

Подключить сервис в Инфостарт



Источник: https://infostart.ru/journal/news/mir-1s/kak-v-desyat-raz-uskorit-vvod-pervichnykh-dokumentov-v-1s_1513362/
Автор:
Екатерина Кандыба Руководитель отдела сервисов


Комментарии
В избранное Подписаться на ответы Сортировка: Древо развёрнутое
Свернуть все
1. rusmil 241 10.09.21 10:31 Сейчас в теме
А сколько стоит-то это удовольствие не написали?
2. ekandyba 31 10.09.21 11:52 Сейчас в теме
(1) Стоимость сервиса зависит от количества документов. Есть различные тарифы по пакетам , которые не ограничены сроком использования, а лимитируются только количеством страниц.
На странице сервиса Вы можете ознакомиться со стоимостью и заказать пробный период.
В новости также присутствует данная ссылка .
3. logdog 11.09.21 21:28 Сейчас в теме
Базовый и профи... в чем разница ....
Какие 675р. в статье, если по ссылке 48 тысяч ?
5. ekandyba 31 13.09.21 15:36 Сейчас в теме
(3) В статье указано "при лимите 50 документов в месяц сервис обойдется в 675 рублей" Именно при этом ограничении сервис будет стоить столько.
Т.к. преимущественно клиентам требуется значительно большее количество документов, есть два популярных тарифа Базовый с лимитом в 3000 страниц и Профи с лимитом в 6000 страниц . Именно они и опубликованы на странице описания сервиса.
Обращаю еще раз внимание, что ограничения только в количестве страниц, но не сроке пользования сервисом.
Если требуется иное количество документов, наши менеджеры рассчитают индивидуальное предложение под каждый отдельно взятый запрос.
8. logdog 14.09.21 15:18 Сейчас в теме
(5) а если нужно 100 (150 ... 200) документов .... как увидеть градацию количество документов - цена. Спасибо!
4. Gilev.Vyacheslav 1882 12.09.21 22:56 Сейчас в теме
заголовок мошеннический
как вы считали в десять раз
почему не в 9 или 11?
6. user895038 13.09.21 16:30 Сейчас в теме
у нас до 1000 документов в месяц, цена на такие услуги в интернете от 9 до 11р.(до 14 у некоторых)/документ, что составляет примерно 11т.р/месяц против 27т.р. или 48т.р. у данного сервиса
P.S.
ага, увидел, что 27т.р. это для 3000
А за 1000 документов сколько?
7. ekandyba 31 13.09.21 16:38 Сейчас в теме
(6) Правильно ли я поняла из написанного Вами, что 11 000 рублей это ежемесячная оплата ?
Давайте посчитаем.
Даже беря в расчет минимальную указанную Вами стоимость в 9 руб за 1 документ , мы получаем 9000 руб в месяц.
В год , при расходе 1 000 документов в месяц , мы получаем 12 000 документов ,что равняется по минимально указанной Вами цене 108 000 руб.
Наше предложение значительно выгоднее.
48 000 рублей это стоимость за 6 000 документов и без ограничения по времени использования . Т.е. Вы можете их потратить за 6 месяцев, за 8 мес или за год , это не имеет значения, цена та же .
Таким образом, при Вашем расходе мы получаем те же 12 000 документов за 96 000 рублей, что уже выходит выгодней на 12 000 рублей.
11. XAKEP 04.10.21 18:02 Сейчас в теме
(7)
Давайте посчитаем

ABBYY FineReader
обработка , сделанная 1с-ником под заказ

и никаких абонплат, интернетов и сюрпризов
9. laperuz 47 16.09.21 04:45 Сейчас в теме
Добрый день!
Хотелось бы видеть сравнение по возможностям/качеству с типовым решением от 1С, которое встроено в БП.
10. GeKo 25.09.21 19:30 Сейчас в теме
А есть коробочное решение?
Оставьте свое сообщение

См. также

1С:ЗУП КОРП 3.1.19: кадровые планы, диаграмма отпусков и интеграция с Exchange

Новость ЗУП3.x Конфигурация

Фирма «1С» выпустила обновление для прикладного решения 1С:ЗУП КОРП. В новой версии появилось рабочее место для построения кадрового плана, диаграмма отпусков, электронное тестирование кандидатов и интеграция с MS Exchange.

вчера в 11:32    1936    ЕленаЧерепнева    0       

Фирма «1С» открыла доступ к технической документации по платформе для разработчиков

Новость Зазеркалье ИТ-новость

Получить доступ к документации по технологической платформе 1С:Предприятие теперь можно бесплатно в рамках нового тарифа ИТС – «Разработчик 1С».

вчера в 09:35    2510    ЕленаЧерепнева    0       

Вышла новая редакция «1С:ERP Горнодобывающая промышленность 2.5»

Новость ИТ-новость

Вышел обновленный релиз отраслевого решения «Горнодобывающая промышленность» на базе «1С:ERP» редакции 2.5. Сообщается о новых возможностях, изменении состава лицензий и сроках поддержки 2.4.

15.10.2021    2151    ЕленаЧерепнева    0       

С 15 ноября экзамен «1С:Специалист-консультант» по производству и ремонтам в 1С:ERP будет приниматься на редакции 2.5

Новость ERP2 ИТ-новость

Фирма «1С» обновила условия сдачи и методичку для подготовки к экзамену «1С:Специалист-консультант» по внедрению подсистем «Управление производством и организация ремонтов». С 15 ноября экзамен будет приниматься на 1С:ERP редакции 2.5.

14.10.2021    2700    ЕленаЧерепнева    0       

Прямо из 1С: действующие сертификаты ЭЦП для 1С-Отчетности можно бесплатно продлить на 15 месяцев

Новость Сервисы

До 31 декабря 2021 года пользователи 1С-Отчетности могут продлить сертификат электронной подписи, не затрачивая время на посещение ФНС. Такая подпись будет действительна для сдачи отчетности по организации в течение последующих 15 месяцев.

13.10.2021    3286    ekandyba    0       

Infostart Toolkit 2.1: автокомплит по методам общих модулей и новые возможности редактора Monaco

Новость v8::Запросы v8::СКД Автоматизация Инфостарт Infostart Software Partners Маркет Программист Инструменты и обработки

Появилась возможность настроить внешний вид редактора Monaco, входящего в состав Infostart Toolkit. При работе с редактором кода 1С теперь выводится подсказка по методам из выгруженных модулей. А для редактора объекта сохраняется история выбора.

13.10.2021    2609    vikad    0       

Для пользователей 1С: видеокурс, который научит настраивать формы списков

Новость Обучение, бизнес-тренинг, курсы

Виталий Черненко в своем видеокурсе расскажет про все возможности работы с формами списка в 1С. Освоив эти приемы, вы изучите основы пользовательского интерфейса управляемых форм и сможете уверенно работать со списками в любой программе 1С.

13.10.2021    2436    mgrinchenko    6       

Собери команду на INFOSTART EVENT 2021 Moscow Premiere и получи билет бесплатно

Новость Инфостарт infostartevent Мероприятия

Меньше месяца осталось до старта INFOSTART EVENT 2021 Moscow Premiere. Мы решили подготовить специальное предложение для команд и предоставляем 25% скидку при оформлении заказа на 5 и более офлайн-билетов.

12.10.2021    5014    eselyanina    10       

Фирма «1С» выпустила сборник задач для подготовки к экзамену «1С:Специалист» по УНФ

Новость УНФ ИТ-новость

Сборник задач для подготовки к экзамену «1С:Специалист» по конфигурированию и внедрению прикладного решения «1С:Управление нашей фирмой» уже поступил в продажу.

12.10.2021    3060    ЕленаЧерепнева    0       

Куда сходить в Москве участнику, который приехал на Infostart Event на месяц раньше

Новость Инфостарт infostartevent Мероприятия

Для программиста 1С Ивана Молокотина Infostart Event начался раньше всех: он перепутал даты и приехал на конференцию 11 октября. Мы обсудили курьез с Иваном и составили маршрут экскурсии по Москве тех, кто окажется в столице заранее.

11.10.2021    13927    vikad    34       

Станьте удаленным менеджером по продажам и частью команды Инфостарт

Новость Инфостарт Сервисы

Удаленный менеджер по продажам – это наш партнер, который не только привлекает потенциальных клиентов, но и принимает участие в продажах.

11.10.2021    6127    ekandyba    0       

INFOSTART PARTY: место встречи Stand Up Club #1

Новость Инфостарт infostartevent Мероприятия

Традиционно первый день конференции завершает зажигательная вечеринка INFOSTART PARTY. Премьерная конференция не исключение – 11 ноября приглашаем всех на INFOSTART PARTY.

11.10.2021    22616    eselyanina    8       

Инфостарт запускает демо-площадку протестированных решений в рамках проекта «Маркетплейс»

Новость Инфостарт ИТ-новость

Пользователи портала Инфостарт смогут прямо со страницы публикации запустить демо-базу, куда загружен выбранный файл отчета/ обработки/печатной формы, и в реальных условиях протестировать его перед покупкой.

11.10.2021    7994    kuntashov    21       

Выпущен рабочий релиз 1С:ERP Управление предприятием 2.5.7

Новость ERP2 Конфигурация

В финальную версию 2.5.7 включили новые возможности в подсистеме «Производство», перенесли поддержку системы прослеживаемости импортных товаров и реализовали ряд других требований российского законодательства.

08.10.2021    25600    ЕленаЧерепнева    11       

Стань супергероем в команде SM Lab. Представляем афишу партнера конференции Sportmaster Lab

Новость Инфостарт infostartevent Мероприятия

Команда Инфостарт представила 10 афиш для каждой тематической секции. Но на этом наши премьеры не заканчиваются. Партнер конференции Sportmaster Lab представляет афишу в стиле фильма «Люди Икс».

07.10.2021    7936    eselyanina    0       

Фирма «1С» анонсировала новые инструменты для HTTP-запросов в «1С:Предприятие 8.3.21»

Новость v8 Зазеркалье Интернет ИТ-новость

Разработчики платформы реализовали в «1С:Предприятие 8.3.21» асинхронную отправку HTTP-запросов, а также обеспечили их полноценную работу в веб-клиенте – в том объёме, в котором это позволяют делать современные браузеры.

07.10.2021    17602    ЕленаЧерепнева    3       

Участие в INFOSTART EVENT 2021 Moscow Premiere можно приобрести за авторские $m

Новость Инфостарт infostartevent Мероприятия

C 6 по 20 октября мы открываем продажи билетов на INFOSTART EVENT 2021 Moscow Premiere по всем тарифам за авторские $m.

06.10.2021    7937    irina_selezneva    0       

С 25 октября по 3 ноября пройдет онлайн-тренинг «Переговорные стратегии руководителя. Системный подход»

Новость Обучение, бизнес-тренинг, курсы

25 октября 2021 года стартует онлайн-курс «Переговорные стратегии руководителя. Системный подход». Курс проводится в формате тренинга – участники отработают переговорные ситуации и научатся выбирать успешную тактику для бесконфликтных переговоров.

06.10.2021    7904    mgrinchenko    0       

Вышла новая версия технологической платформы 8.3.20

Новость v8 Зазеркалье ИТ-новость

В числе заметных нововведений – добавление возможностей для работы с расширениями и системой взаимодействия, обновление языка запросов и языка выражений СКД, а также сервис для публикации мобильных приложений.

06.10.2021    16436    ЕленаЧерепнева    19       

INFOSTART EVENT 2021 Moscow Premiere: подводим итоги конкурса на лучшую идею афиши

Новость Инфостарт infostartevent Мероприятия

За последний месяц мы выпустили 10 афиш конференции. Но команде Инфостарт было интересно – с каким фильмом ассоциируется специфика работы 1С-ников. Мы объявили конкурс на лучшую идею для афиши фильма. Подводим итоги и объявляем победителя конкурса.

05.10.2021    7970    eselyanina    2       

Хорошие одинэсники используют статический анализ. Презентуем афишу секциии «Инструментарий разработчика. Приемы и методы разработки»

Новость Инфостарт infostartevent Мероприятия

Представляем последнюю афишу тематических секций конференции INFOSTART EVENT 2021 Moscow Premiere. На повестке дня – секция «Инструментарий разработчика. Приемы и методы разработки».

05.10.2021    7507    eselyanina    3       

Готово расписание INFOSTART EVENT 2021 Moscow Premiere

Новость Инфостарт infostartevent Мероприятия

За 2 дня московского кинофестиваля про 1С участники смогут посетить 90+ докладов, мастер-классов, батлов, практикумов и круглых столов. Все активности пройдут в 7 потоков – точно будет из чего выбирать.

04.10.2021    45493    irina_selezneva    0       

Welcome-вебинар: «Компетенции руководителя проекта в современных условиях» 6 октября 2021 года

Новость Обучение, бизнес-тренинг, курсы Инфостарт Управление проектами

6 октября в 12:00 мск приглашаем на открытый вебинар Базового курса по управлению ИТ-проектами, который будет посвящен теме «R06;Компетенции руководителя проекта в современных условиях».

04.10.2021    8743    mgrinchenko    0       

Выпущена новая редакция «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2.5»

Новость Конфигурация

В конфигурации для автоматизации проектных организаций стала доступна функциональность типовой конфигурации «1С:ERP 2.5» и появились новые отраслевые возможности. Фирма «1С» сообщила об условиях апгрейда и сроках поддержки предыдущих версий.

04.10.2021    14008    ЕленаЧерепнева    0       

5 и 6 ноября: приглашаем на курс о твердых правилах в управлении командой

Новость Обучение, бизнес-тренинг, курсы Управление проектами

Курс «Жесткий менеджмент или твердый менеджмент» – не про крики на подчиненных и прочие проявления истерии слабых менеджеров, а про здравый смысл в основе вашего бизнеса и про твердые правила в управлении командой.

01.10.2021    21572    mgrinchenko    0