Сервисное окно планирования и контроля

Публикация № 1238318

Сообщество - Личная эффективность

Почему руководители устают? Почему приходится работать практически круглосуточно? Почему каждый день похож на гонку и надо успеть охватить нереальное количество задач?

«Сервисные окна»

Очень простой и полезный способ все успевать!

Сегодня я расскажу и напомню (Кэп!) про инструмент планирования времени - "сервисные" окна. 
Это промежутки времени, которые должны быть в ежедневном графике каждого руководителя, который занимается планированием своего рабочего дня. 

Все чаще руководители, надеясь экономить минуты, создают 100% план, прям по минутам, прям усердно. Заставляя себя вкладываться и выкладываться в задачи и бизнес. После этого, конечно, жалуются на сбившийся график и (внезапно!) усталость.

Анализируя совместно с руководителями рабочий ежедневник, я часто вижу этот серьезный урон. Постоянная гонка задач и вооружений создает непрерывный стресс, который в конечном итоге отражается на здоровье руководителя.

Сама наука тайм-менеджмента всегда говорит, что нельзя жестко планировать все 100% всего рабочего времени. Потому что случаются форс-мажоры, встречи затягиваются, дорога иногда занимает чуть больше времени.

 

 Вот типичная операция руководителя: поставить задачу сотруднику. Что ему нужно сделать? Всем известный SMART поможет сформулировать задачу, знания по контролю напомнят, что необходимо поставить "напоминалку" в график и проверить в назначенное время. Многие даже вспомнят, что необходимо не просто написать "проверить Васю", а выделить конкретный промежуток времени на проверку. Проходит время, задача выполняется, Вася работает, близится время контроля, у руководителя все расписано по минутам и вот случается "форс-мажор": Вася пишет, что в задаче есть сложности и нужно привлечение  (фантазируем) эксперта из соседнего отдела. Что это означает для руководителя? Это означает целый ряд действий, от вникания в нюансы до согласований с соседним отделом и перепланирования своего времени. Как ни странно, распланировать свое время - тоже требует времени. Заниматься этим сразу? Все планы поплывут еще больше. 

 

Другой случай, типичный: отменилась запланированная встреча, освободилось окно в графике. Первый позыв - срочно воткнуть туда что-то срочное для срочного решения. Срочно - не точно, знающий руководитель вспомнит, что нужно вдумчиво подходить к вопросу. Делать это прямо сейчас? А если на "прямо сейчас" стоит другая задача, уже в процессе исполнения?

Непредвиденно расходуется время на срочные, неожиданные события, решение которых невозможно отложить без потерь:

  • Ответ на срочное письмо, которое пришло во время встречи/ совещания
  • Встреча в коридоре с сотрудником «по важному вопросу»
  • Ответ на звонок VIP-персоны
  • И так далее

   

«Сервисные окна» - это промежутки времени между задачами, планерками, встречами, запланированный запас на случай задержки, затянувшегося обсуждения, подведения итогов и планирования времени.

 

Если планирование времени у руководителя еще в процессе становления, то такой запас времени для руководителя может составлять до 40% всего времени рабочего дня.

Когда этого запаса нет, все мелкие и непрерывные задачки накапливаются на конец рабочего дня, на целый вечер или на все выходные. Именно поэтому руководители любят «тихонько» прийти в офис в субботу. Да еще хвастаются, как им много удается сделать в субботний нерабочий рабочий день.

 

Итак, «Сервисные окна» - очень важный и полезный инструмент! И пользоваться им достаточно легко!

  • Планируете встречу на час – прибавьте 20 минут на подведение итогов и переключение внимания.
  • Запланирована обратная связь сотруднику по итогу испытательного срока на 2 часа – прибавляем 30 минут на подготовку к встрече, потом анализ итогов, постановку новых задач периода. 
  • Едете на встречу с клиентом на 2 часа – добавьте 30 минут на кофе.
  • Запланировали подготовку годового отчета на 1 час в тишине – прибавляем еще 20 минут на неожиданные появления в дверях сотрудников или встречу в коридоре с коллегой
  • Ставим в график отдельные постоянные "окна", как задачу, выделяя их для анализа и планирования своего дальнейшего расписания и перепланирования изменившихся задач
  • Ведем бэклог задач, которые можно всегда выдернуть в подходящее освободившееся окно вашего графика на ближайшей "сервисной паузе"

ВСЕГДА!

Да, именно, всегда! В свой график/ ежедневник/ планировщик закладываем лаги на непредвиденные обстоятельства и "сервисные окна" для анализа и планирования своего рабочего дня в свете изменившихся обстоятельств!

И в современном мире информационного шума такой инструмент даст вам явное преимущество, а также ощущение законченного дня и уверенности победы.

И, главное, перестаньте стремиться все сделать в один день! Задачи типа «надо было вчера» уже не мотивируют, не создают приливную волну, а действуют противоположным образом. Выгореть в таком режиме можно за месяц, а восстанавливаться придется в несколько раз дольше.

Хотите мой любимый секрет грамотной загрузки? Это… барабанная дробь… школьный дневник! Да, это не шутка!

Помните, как выглядит школьный дневник? Шесть дней и 8 строчек в каждом. Это самое оптимальное количество важных задач на день (объединять множество мелких в пакеты не возбраняется :) ). Для особо любящих работать руководителей, я всегда покупаю и дарю это самый дневник. Поверьте, через 3-4 месяца работы вы поймете, что если задача сейчас пришла, а у вас занят день полностью, то принять решение по этой задаче не мгновенно, а в запланированное "сервисное окно" - это вполне нормально. Может тогда вы решите перенести задачу на завтра и спокойно, без спешки заняться выполнением важной задачи. Продуктивность и удовольствие в вашей жизни возрастут! Точно, я проверила!

Кто хочет опробовать на себе, будьте смелее и просто сделайте это.

Кто хочет узнать детали или обсудить – приглашаю обсудить в комментариях или приходите на мой курс.

 

 

Искренне Ваша, Елена Дуюн

 

Специальные предложения

Оставьте свое сообщение

См. также

Практический курс "Оперативное управление персоналом" с 26 мая по 30 июня 2020 года Промо

Управление персоналом (HRM) Личная эффективность Платные (руб)

Оперативное управление персоналом, как управленческий бизнес-процесс и алгоритм. Инструменты и практика.

30.04.2020    2072    0    DuyunElena    13    

5 причин 1С-нику участвовать в хакатонах

Личная эффективность Бесплатно (free)

5 причин, зачем вам ходить на хакатоны, почему на это стоит выделять время.

24.05.2020    3487    0    comol    19    

ТОП-10 ошибок соискателей на собеседованиях

Личная эффективность Бесплатно (free)

Часто ли вы ходите на собеседования? Если часто, то, скорее всего, вам отказывают из-за ошибок, которые вы допускаете при общении с потенциальным работодателем. На какие моменты обращают внимание HR и как их можно исправить, рассказал начальник управления разработки приложений 1С компании Брокеркредитсервис Михаил Денисов.

15.05.2020    3332    0    user600369_mdenisov    30    

Работа на удаленке. Ошибки и ключи эффективности.

О жизни Личная эффективность Бесплатно (free)

Три ошибки перехода на "удаленку" и три ключика к их решению. Как не перегореть и сохранить эффективность себе и сотрудниккам. Личный опыт автора.

13.05.2020    2882    0    DuyunElena    8    

Развитие 1С программиста Промо

Практика программирования Личная эффективность Бесплатно (free)

Делюсь своим опытом и видением развития 1С программиста.

17.10.2018    18191    0    pashamak    62    

Оптимизация времени. Возможен ли 4-часовой рабочий день?

Личная эффективность Бесплатно (free)

Я - фрилансер по 1С уже 20 лет, из них 100% дистанционно уже семь лет, и по сей день. Мечта о 4-часовом рабочем дне тревожит умы людей уже не первый год. Конечно, мы имеем в виду, что работать будем в 2 раза меньше (по времени), а зарабатывать столько же, иначе это теряет всякий смысл - ну кто захочет половину зарплаты? Т.е. мы хотим работать 4 часа вместо 8 и получать по крайней мере такую же зарплату. Ок. Идем далее. Какие пути у нас для этого есть?

06.05.2020    4791    0    Lapitskiy    101    

Повышаем эффективность (КПД) специалиста 1С

Личная эффективность Бесплатно (free)

Каждый из нас к чему-то стремится, о чем-то мечтает, желает достичь своих целей и расширить свои возможности. Мы тратим время и силы, стремимся к эффективности. Так, что же нужно делать специалисту 1С, для повышения своей эффективности (своего коэффициента полезного действия КПД)? Излагаю свой взгляд на поставленный вопрос. Также планируется постепенное дополнение публикации полезными ссылками на статьи других авторов по теме.

22.04.2020    5604    0    rusmil    3    

Будущему докладчику мероприятий INFOSTART

Личная эффективность Бесплатно (free)

Инструкция для тех, кто хочет стать докладчиком наших мероприятия, а также для тех, кто является постоянным докладчиком Инфостарта

16.04.2020    1330    0    kbazzh    0    

Личная эффективность - энергетика как основа успеха. ч.04. Стратегический подход Промо

Личная эффективность Бесплатно (free)

Что такое стратегия, зачем она нужна. Что произойдет, если нет стратегии, и как это относится к личной эффективности и энергетике человека, опишу в этой статье.

12.08.2015    25459    0    Lapitskiy    23    

Куда IT-шнику инвестировать свободные средства

Личная эффективность Бесплатно (free)

Когда у человека появляются свободные деньги, при мысли, куда их вложить, сразу приходят на ум вклады, покупка недвижимости, биржи типа Forex. Но если копнуть чуть глубже, на российском рынке есть и альтернативные направления инвестирования, более выгодные, чем депозиты. О них участникам конференции Infostart Event 2019 Inception рассказал управляющий ГК «WiseAdvice» Иван Тягунов.

24.03.2020    7138    0    IvanAT1981    136    

Внутренние сопротивления менеджера

Личная эффективность Бесплатно (free)

Многие IT-специалисты, в том числе те, кто не занимается управленческой деятельностью, в какой-то момент понимают, что не знают, куда двигаться дальше. Вроде, и работа есть, и зарплата устраивает, но хочется чего-то большего. С чем это связано, и как искать решение вопроса, попытался объяснить участникам конференции INFOSTART EVENT 2019 Inception директор Школы менеджеров Стратоплан Александр Орлов.

10.02.2020    3385    0    user1069584    6    

23 минуты. Оправдание тугодумов

Личная эффективность Бесплатно (free)

Есть тугодумы кроме меня?

20.01.2020    6100    0    1c-intelligence    25    

Личная эффективность - энергетика как основа успеха. Часть 01. Введение Промо

Личная эффективность Бесплатно (free)

Наша с вами энергия - откуда берется и что с этим делать. Описываю свой личный опыт, опыт человека, который от рождения имел низкую энергетику, но, разобравшись в этом деле, сумел значительно ее улучшить. Теперь 160 эффективных фрилансерских часов - это не предел. Итак, в поисках вечного двигателя, котиков и счастья.

17.07.2015    26645    0    Lapitskiy    81    

Кто же такой хороший программист?

О жизни Личная эффективность Бесплатно (free)

Ответ на публикацию. https://infostart.ru/public/1178624/ В статье я рассмотрю работу программиста с разных точек зрения и попытаюсь вывести критерии "хорошего программиста".

17.01.2020    3087    0    Liogon    16    

Божественный Незнакомец

Личная эффективность Бесплатно (free)

Для кого всё это?

09.01.2020    5726    0    1c-intelligence    26    

Две схемы мотивации сотрудника, или мой опыт работы с помощником Промо

Личная эффективность Россия Бесплатно (free)

Довелось мне искать себе помощника. Я разместил вакансию на хед-хантере: «Ищу помощника 1С без опыта работы». Наверное, я оживил рынок труда такой формулировкой: «помощника без опыта». А может быть, рынок и не заметил капли в море… Так вот, отобрал я студента, взял его на полставки. Начал думать, как его обучать, на оклад принял, а как теперь мотивировать, как премировать….

03.09.2011    24786    0    Rustig    37    

Сэкономленное время это не аргумент ни для сотрудника, ни для его руководителя.

Личная эффективность Бесплатно (free)

Ваша разработка круто экономит время пользователей, но её не покупают? У меня есть соображение на этот счёт. Но оно вас расстроит и заставит изменить подход к рекламе. Проходите мимо.

30.10.2019    6793    0    min-max_pro    28    

Как найти «кнопку ВКЛ» у инженера, и всегда ли надо ее искать 

Управление персоналом (HRM) Личная эффективность Управление командой Россия Бесплатно (free)

Александр Орлов – управляющий партнер группы проектов Стратоплан, тренер школы менеджеров Стратоплан по работе с людьми и управленческим навыкам. На конференции Infostart Event 2018 Education Александр не только прочел доклад, но и провел мастер-класс. Мы перевели его в текстовый формат и делимся с участниками нашего сообщества. Ссылка на видеозапись мастер-класса – в конце текста.

23.10.2019    3734    0    user1069584    1    

«Автоматизация» всего с помощью текстового документа

Личная эффективность Бесплатно (free)

Поспорили мы как-то с админом: нужны чек-листы или нет? Админ говорит: "Не нужны! Если ты специалист, у тебя все в голове. А если не специалист, то тебе и чек-лист не поможет." А я отвечаю: "Вот в авиации случайных людей нет, а чек-листы есть!". И показываю ему файлик, который использую при каждом обновлении 1С.

21.10.2019    5758    0    muzipov    27    

Мне нравятся картонные человечки

О жизни Личная эффективность Бесплатно (free)

Нужна ли личная жизнь на работе?

21.10.2019    6444    0    1c-intelligence    32    

Коммуникация и клиент

Управление взаимоотношениями с клиентами (СRM) Личная эффективность Бесплатно (free)

«Пока слова не отражают суть вещей, успеха в делах не будет». Аристотель.

11.10.2019    3594    0    Шёпот теней    4    

О работе и организации труда инженера - программиста

О жизни Личная эффективность Бесплатно (free)

"Как настроить бесшовную интеграцию?", "Чем отличается НаСервере от НаСервереБезКонтекста?", "Как рассчитывается себестоимость в УПП?" на эти вопросы ответов вы тут не увидите, НО! мы поговорим о нас - Инженерах - программистах! Сравнение организации труда "во франче" (далее просто франча) и "на серьёзную организацию" (далее просто организация), какие плюсы и минусы работы в структурно разных предприятиях? Где и к когда лучше работать?

25.09.2019    6642    0    feva    42    

Как заработать миллион или История успешного сотрудничества

Личная эффективность Бесплатно (free)

Многие мечтают один раз что-то создать, а потом жить на заработанные деньги до конца своих дней. Но миллионерами становятся не все, их единицы. Среди них – разработчик Андрей Карпов. Человек, который сумел за полтора года заработать 2 миллиона рублей чистой прибыли, поделился с гостями конференции Infostart своими секретами.

05.08.2019    7471    0    karpik666    78    

Как погасить энергию конфликта? Три самых важных навыка сотрудника ИТ–подразделения

Личная эффективность Россия Бесплатно (free)

Конфликты – явление нередкое. Они могут возникать и с руководством, и с коллегами, и с заказчиками (пользователями). На конференции INFOSTART EVENT 2018 Ирина Баржак, основатель Института публичных выступлений, рассказала несколько правил, которые не дадут конфликту разгореться.

17.07.2019    6523    0    user1068261    17    

Ис[пользу]й

Личная эффективность Бесплатно (free)

Самая полезная статья

14.06.2019    8177    0    1c-intelligence    60    

От стажера до эксперта

Личная эффективность Бесплатно (free)

Что надо знать, чтобы тебя считали хорошим разработчиком? Какие навыки должны быть у специалиста, чтобы он был востребован у отечественных заказчиков? Как понять, что ты действительно развиваешься и растешь? На эти и другие вопросы на конференции INFOSTART EVENT 2018 ответил профессиональный разработчик 1С Виталий Онянов, выпускник Омского Государственного Университета им. Достоевского. Виталий работает ведущим разработчиком 1С в ООО «ФТО», занимается внедрением и оптимизацией информационных систем. Делает свои проекты, пишет статьи и обзорные материалы, иногда учит других людей.

31.05.2019    17344    0    Tavalik    65    

Заметки фрилансера

О жизни Личная эффективность Бесплатно (free)

Хочу рассказать о своем опыте работы в качестве фрилансера. По задумке это будет несколько статей, в которых я вспомню набитые шишки, успешные практики работы. Будет полезно для начинающих фрилансеров, а также для матерых программистов в крупной компании, которые задумались о жизни за стаканчиком кофе и сигаретой, глядя в окно на беспечных прохожих, или в пробке по дороге домой, где скучают кот и жена...

31.05.2019    6852    0    Kutuzov    48    

Советы новичка другим джуниорам 1С

Блоги О сообществе Личная эффективность Бесплатно (free)

Приветствую! Заранее скажу, что я сам новичок в программировании 1С и решил написать свою статью, где поделюсь с другими новичками своими опытом и советами, основываясь на том, что сам для себя вывел за время работы программистом.

25.05.2019    11613    0    Nefilimus    100    

Выбор - зло

О жизни Личная эффективность Бесплатно (free)

Как, и зачем лишать программиста выбора.

18.05.2019    5542    0    1c-intelligence    18    

Куда и как расти

Личная эффективность Бесплатно (free)

Даже если сейчас у вас стабильная работа, это не означает, что завтра ситуация не изменится, вы не окажетесь на рынке труда в поисках новой должности. Какие специалисты сейчас требуются, и какие тренды превалируют на рынке IT и в сфере 1С, на конференции рассказал директор по развитию внедренческого центра «Раздолье» Андрей Мироненко. Он работает в качестве руководителя IT-направления свыше 15 лет, а в должности директора IT – 10 лет. Является автором различных обзоров, курсов и иных полезных материалов. Занимался подбором и мотивацией персонала, разработкой стандартов качества IT-сервисов, руководством проектами автоматизации (ERP, WMS и пр), имеет опыт организации розничных сетей, call-центров, запуска и сопровождения интернет-магазинов.

16.05.2019    10930    0    andironenko    26    

Как сжать время?

Управление проектом Личная эффективность 1С:Франчайзи, автоматизация бизнеса Бесплатно (free)

Как, и зачем измерять задачи в чем-то, помимо часов.

04.05.2019    8019    0    1c-intelligence    39    

Как принципы ДЗЕН подхода внедряются в менеджмент! Как отказ от гонки за прибылью приносит деньги

Управление проектом Личная эффективность Обучение, бизнес-тренинг, курсы Бесплатно (free)

ДЗЕН философия руководителей! 2 апреля у нас стартовал онлайн курс "Переговоры в стиле ДЗЕН" для руководителей. У тебя есть еще шанс принять в нем участие.

05.04.2019    4270    0    user809424    5    

Не ешь аспирин

Личная эффективность Бесплатно (free)

Еще немного о книгах. Почему и зачем читать старые труды, чему там можно научиться

29.03.2019    7580    0    1c-intelligence    30    

Как философия ДЗЕН-подхода связана с переговорами? Историческая справка

Личная эффективность Бесплатно (free)

ДЗЕН, переговоры, эффективность - как они связаны. Даем небольшой экскурс в историю.

29.03.2019    3815    0    user809424    0    

Производительность программистов. И как я это понимаю

Личная эффективность Бесплатно (free)

Конвейер (от англ. convey «передавать») — машина непрерывного транспорта, предназначенная для перемещения сыпучих, кусковых или штучных грузов. Важной характеристикой работы конвейера является её непрерывность. Специализация (от лат. specialis — особый, своеобразный) в образовательной системе — это углублённое изучение относительно узкого поля деятельности, в рамках специальности, обеспечивающее необходимый уровень компетенции специалиста, предназначенной для выполнения некоторой работы. Компьютерная программа — комбинация компьютерных инструкций и данных, позволяющая аппаратному обеспечению вычислительной системы выполнять вычисления или функции управления. Программист — специалист, занимающийся непосредственной разработкой программного обеспечения для различного рода вычислительно-операционных систем.

27.03.2019    5269    0    Шёпот теней    109    

Беспощадная автоматизация. Потерянный кусок

Личная эффективность Бесплатно (free)

Потерянный кусок доклада на IE 2017

26.03.2019    6588    0    1c-intelligence    5    

Тест на способность стать ДЗЕН-переговорщиком. Проверьте, каких навыков не хватает именно вам!

Личная эффективность Бесплатно (free)

Итак, друзья, до старта онлайн-курса «Переговоры в стиле ДЗЕН» осталось совсем немного. Наши читатели спрашивают: «А что изменится после прохождения курса, каким я стану?» Мы перечислили качества профессионального переговорщика. Прочтите список внимательно, и в комментариях ответьте, сколько качеств насчитали у себя из 13 возможных. За каждый пункт получаем 1 балл. Посмотрите, что вам нужно изменить.

19.03.2019    3773    0    user809424    0    

Переговоры по зарплате: разбор реального кейса нашего студента

Управление проектом Личная эффективность Бесплатно (free)

Почему люди приходят на тренинги по переговорам? Есть много причин, но сегодня я расскажу удивительную историю. Кроме проведения тренингов я занимаюсь переговорным коучингом. Проще говоря, готовлю людей к сложным переговорам. Порядка 50% запросов от клиентов – это запросы по переговорам с начальством. Задача – вместе с клиентом разработать сценарий поведения, конкретные фразы, действия, которые бы позволили получить желаемую прибавку к зарплате, новую должность, долю в бизнесе и т.д. Практически никогда я не знаю, как все эти схемы выглядят с той стороны, как на них реагируют партнеры моего студента. Сегодня я приведу кейс человека, который попал под подготовленный работником сценарий, успешно его проиграл и поэтому пришел на мой онлайн-курс «Переговоры в стиле ДЗЕН». Если у вас есть свои мысли, как себя стоит вести при переговорах о заработной плате, пишите!

12.03.2019    4278    0    user809424    15    

Что за БРЕД этот ваш ДЗЕН? Отвечаем на вопрос, показываем типовые ошибки

Личная эффективность Бесплатно (free)

На прошлой неделе пришло гневное письмо от нашего подписчика из Киева. Смысл сводится к следующему: если ты хочешь получить на переговорах по максимуму, то главное – это уметь обхитрить собеседника. Мол, вся наша история про ДЗЕН-подход – это тоже маркетинговая хитрость, ДЗЕНА нет, выигрывает только тот, кто давит на тщеславие, жадность или некомпетентность собеседника. Нельзя заработать много денег, если ты будешь следовать каким-то принципам. (Кстати, если вы также считаете, обязательно напишите, подискутируем). Письмо заставило меня рассказать подробнее о том, что же такое ДЗЕН-подход в переговорах.

04.03.2019    4366    0    user809424    10    

Представляем итоги теста «Каких переговорных навыков не хватает нашим читателям в первую очередь» и... разбираем убойную технику по быстрому закрытию сделки!

Личная эффективность Бесплатно (free)

Каких навыков делового общения не хватает у ваших коллег? Это важно знать, когда готовишься к переговорам с ними. Разбираем убойную переговорную технику, которая гарантированно ускоряет закрытие сделки. Объявляем новый конкурс на лучшую историю о применении этого скрипта.

01.03.2019    3799    0    user809424    7    

Точка Кельвина

Блоги Личная эффективность Бесплатно (free)

Необычный взгляд на личную мотивацию.

28.02.2019    7684    0    1c-intelligence    119    

Карьерные стероиды. Путь Самурая

Личная эффективность Бесплатно (free)

Самый правильный стероид.

28.02.2019    8143    0    1c-intelligence    105